7 måder AI-chatbots kan automatisere dine HR-processer

Hvad er en HR-chatbot? 

En AI-drevet HR-chatbot er en digital assistent, der hjælper dig med HR-relaterede opgaver. Den bruger kunstig intelligens (AI) til at forstå og chatte med medarbejdere ved at besvare spørgsmål om f.eks. virksomhedspolitikker og feriedage.

Chatbotten automatiserer rutineopgaver såsom at anmode om fri, opdatere medarbejderprofiler og svare på almindelige spørgsmål, så dine medarbejdere i stedet kan fokusere på større opgaver. Chatbotten gør medarbejderne mere selvstændige ved at tilbyde hurtig, personlig hjælp og kan bruges på forskellige chat-platforme - f.eks. Slack og Teams - så I får nem og øjeblikkelig adgang.

Hvilke HR-funktioner kan en HR-chatbot automatisere? 

1. Besvarelse af spørgsmål om håndbøger og politikker

Chatbotten fungerer som en digital HR-assistent, der giver øjeblikkelige svar på spørgsmål om virksomhedens politikker og retningslinjer. Uanset om det drejer sig om sundhedsydelser, adfærdskodeks eller compliance-regler, kan medarbejdere få præcise og opdaterede oplysninger, der er skræddersyet til deres rolle og placering - uden at skulle gennemgå hele håndbogen.

2. Indsendelse af timesedler 

Medarbejderne får en reminder om, at de skal indsende timesedler og bliver guidet trin for trin gennem processen. Chatbotten hjælper dem med at indtaste arbejdstimer, tilføje vigtige noter og reducerer menneskelige fejl. Samtidig sikrer den nøjagtige optegnelser i HR-systemet. Chatbotten gør det også nemmere for medarbejderen at hente sine timesedler, når det er nødvendigt.

3. Anmodning om og godkendelse af fravær 

En HR-chatbot kan forenkle processen med at anmode om fravær ved at lade medarbejdere angive deres ønskede datoer og årsager til fravær - uden at skulle logge ind på HR-platformen. Derefter sender chatbotten anmodningerne til godkendelse hos ledelsen og underretter dem om at godkende eller afvise. Samtidig opdaterer chatbotten automatisk kalenderen for at undgå konflikter i forbindelse med planlægning.

4. Besvarelse af medarbejderundersøgelser til tiden 

Medarbejdersamtaler er med til at give tydelig feedback og sætte forventninger, så individuelle mål stemmer overens med organisationens målsætninger. De er med til at anerkende præstationer, identificere områder til forbedring og støtter karriereudvikling. Samtalerne kan også lette kommunikationen og bidrage til at styrke talentledelse, der vil være med til at fremme løbende forbedring og engagement.

Det er en almindelig udfordring i de fleste organisationer at motivere medarbejderne til at udfylde medarbejderarkene til tiden, og sikre at de fuldt ud forstår og kan tilgå feedback-processen. En AI-drevet HR-chatbot hjælper ved at sende påmindelser til medarbejdere og ledere om, hvornår der er deadline for besvarelserne. Påmindelserne holder alle på sporet og sikrer, at besvarelserne bliver udført korrekt og til tiden.

5. Få HR-data nemt og hurtigt

HR og ledere kan få indsigter fra chatbotten i realtid ved at anmode om specifikke HR-data som f.eks. målinger af medarbejderomsætning, fravær eller diversitet. Chatbotten henter og præsenterer data tydeligt, hvilket giver mulighed for hurtig beslutningstagning og identifikation af tendenser eller udfordringer, der kræver opmærksomhed.

6. Tjek og rediger profiler 

I chatbotten får medarbejdere hurtig adgang til at opdatere deres personlige oplysninger såsom nødkontakter og bankoplysninger. Det sikrer, at deres oplysninger i HR-systemet er nøjagtige og opdaterede, hvilket gør administrative processer lettere. HR og ledere har mulighed for hurtigt at få adgang til at opdatere medarbejderes profiler og adgang til information såsom løn, ansættelsestype og rolle.

7. Hold alle opdateret med vigtige begivenheder 

Det er vigtigt at holde alle i teamet informeret om kollegaers tilgængelighed og nyansættelser, når folk arbejder hjemmefra hele eller dele af ugen. En AI-drevet HR-chatbot kan automatisere meddelelser, så alle i teamet er klar over, hvem der holder fri, hvem der har meldt sig syg, og hvornår en ny kollega starter. Det automatiserede notifikationssystem sparer jer tid, da I ikke behøver at lave manuelle opdateringer på tværs af forskellige teams. Det forbedrer samarbejdet, når nye opdateringer bliver givet direkte i platforme såsom Slack og Teams, som alle allerede bruger.

De automatiske notifikationer holder ikke kun arbejdsgangen kørende, men skaber også en følelse af fællesskab og inklusion, da alle i teamet straks bliver informeret om opdateringer og nyansættelser. Automatiske updates hjælper med at integrere opdateringer hurtigere i teamet.

Din hurtige opsummering:

Samlet set ændrer AI-drevne HR-chatbots måden, hvorpå HR arbejder, da AI kan håndtere jeres administrative opgaver. Det giver HR mulighed for at fokusere på mere strategiske projekter, der hjælper organisationen med at vokse. 

Kontakt os i dag for at høre mere om vores AI-chatbots i Slack og Teams! Eller læs mere om vores AI-chatbot her.