Alle kan have en dårlig dag på arbejdet, men at lade ens egne problemer påvirke kollegerne er ikke acceptabelt. Enhver leder har ansvaret for at håndtere uønsket adfærd og vanskelige situationer, der kan opstå på arbejdspladsen. Erfaring viser, at uønsket adfærd kan rettes gennem dialog, og opsigelser kan undgås med god ledelse.
Men hvordan skal man gribe det an for at løse problemet, før det er for sent?
Forskellige former for uønsket adfærd
Fam Manson, rådgiver hos Simployer, arbejder dagligt med håndtering af forskellige udfordringer på arbejdspladsen og har set, hvordan uønsket adfærd kan antage mange former.
"Uønsket adfærd kan være alt fra små ting som at møde sent op, samarbejdsproblemer og rutinesvigt til alvorlige tilfælde af mobning, chikane, illoyalitet, ordreafvisning, tyveri og underslæb. Uønsket adfærd kan også være, når en medarbejder ikke leverer som forventet, såkaldt underpræstation. Det drejer sig om alle situationer, hvor en medarbejders adfærd kræver tilbagemelding om, at noget er uønsket og skal forbedres."
Manson mener, at en leder skal være opmærksom og aktiv i arbejdet med at forebygge uønsket adfærd.
"Jeg er optaget af hverdagsledelse som et vigtigt begreb i det forebyggende arbejde. Hverdagsledelse og relationel ledelse handler om at være til stede, kende sine medarbejdere og reagere hurtigt, hvis der opstår problemer. Medarbejder- og udviklingssamtaler er gode værktøjer, men hverdagsledelse handler om at give feedback og tilbagemeldinger øjeblikkeligt. Hvis du ser en alvorlig udfordring, venter du ikke til medarbejdersamtalen om seks måneder, men tager fat på det med det samme," siger Fam Manson.
Kræver procedurer og regler
Hun understreger, at det er virksomhedens ansvar at forankre forventet adfærd i procedurer og regler.
"Det er ledelsens ansvar at kommunikere forventet adfærd til medarbejderne og have procedurer for, hvordan man håndterer udfordringer, der opstår. Det er også fornuftigt at fremhæve medarbejderskab og andre positive sider af organisationen. Godt medarbejderskab handler netop om at sige fra om udfordringer og foreslå løsninger. Uanset hvad skal der være gode procedurer og retningslinjer som fundament."
Selv med aktiv hverdagsledelse og forebyggende arbejde kan situationen kræve en stærkere reaktion.
"Selv med god ledelse kan du ende i en situation, hvor du skal have 'den vanskelige samtale'. Sådanne samtaler kan være nødvendige, fordi medarbejderen gør det svært for sig selv. Nogle gange er det nødvendigt, fordi medarbejderen har det svært derhjemme og præsterer dårligt på arbejdet. I andre tilfælde kan årsagen være nedskæringer eller omstruktureringer. Uanset årsagen kræver sådanne vanskelige samtaler gode procedurer," siger hun.
Giv klar tilbagemelding
Manson mener, at det vigtigste er, at den person, det vedrører, får en klar skriftlig eller mundtlig tilbagemelding om, at noget er uønsket.
"Det hjælper ikke at tale om udfordringer med lederkolleger eller andre. Det er den person, det vedrører, som skal have en klar tilbagemelding om, hvad der er uønsket, og at det kræver ændring. Dette kan for eksempel gøres i form af en samtale og en skriftlig tilbagemelding, der beskriver situationen, hvad der skal ændres, og hvilke konsekvenser det kan have for medarbejderen, hvis det ikke ændres."
Efter en sådan tilbagemelding skal lederen løbende følge op på personen og forhåbentlig se ændret adfærd.
"Jeg foretrækker at sætte mig ned for at have en samtale om udfordringen og forklare, at man ikke ønsker, at det skal eskalere. Det handler om den aktive hverdagsledelse og det at tage fat i problemet tidligt, hvis du ser et problem. Det handler om at skabe forståelse for, at noget skal ændres. Hvis adfærden fortsætter, viser personen, at han enten ikke forstår eller ikke vil forstå. I nogle tilfælde kan det være en langvarig proces, der ender med afskedigelse," siger Manson.
Skal lære af vanskelige situationer
Hun påpeger, at oplæring af ledere i håndtering af vanskelige situationer som en del af onboarding og træning er en god forebyggende foranstaltning.
"Ledere skal træne i at håndtere vanskelige situationer, hvad de signaler, de skal se efter, hvordan de giver feedback, hvornår de skal gribe ind, og hvordan de skaber ejerskab til ansvaret. Jeg tror, det er en vigtig forebyggende faktor. Det kan også være en leder, der ikke har fulgt op på en udfordring på den rigtige måde, men skyder skylden på medarbejderen. Alle skal forstå deres rolle i den vanskelige situation."
Manson er optaget af at lære af vanskelige situationer og bearbejde erfaringerne bagefter.
"Afhængigt af situationen bør lederen sidde sammen med HR for at reflektere over, hvordan situationen blev løst, hvordan den opstod, og hvad man har lært. Hvis processen går godt, kan man også involvere personen, der var udgangspunktet for situationen. Et generelt råd er at etablere gode rutiner for opfølgning på medarbejdere og træning af ledere."
"Til syvende og sidst handler det om at tage vare på medarbejderne i gode og dårlige tider," afslutter Manson.
Hold dig opdateret med vores gratis nyhedsbrev
Rise & Shine-nyhedsbrevet er for HR og ledere, der vil frigøre det fulde potentiale i deres medarbejdere. ⭐
Udfyld formularen nedenfor, og modtag Rise & Shine!
