Lær at lede forandringer - fem ting, der gør en forskel

Alt ændrer sig. Hele tiden. Uanset om vi vil det eller ej. Og lad os være ærlige - de fleste af os føler en vis modstand over for f.eks. en omorganisering.

En velkendt udfordring er, at lederen og medarbejderne har forskellige udgangspunkter, fortæller Ida Ljungberg og Hanna Musie, der er henholdsvis HR- og arbejdsrets-ekspert og produktmarkedschef hos Simployer. 

Lederen kan måske opleve, at medarbejderne mangler motivation til at gennemføre forandringerne, mens medarbejderne måske synes, at visionen er uklar. Her handler det om at skabe et fælles billede af situationen. 

Derudover handler forandring også om, at vi skal ændre vores adfærd.

- Netop dét at ændre adfærd gør, at forandring ofte er svært og udfordrende! Både for medarbejderne, men selvfølgelig også for dig som leder, fortæller Ida Ljungberg, som til dagligt arbejder med at hjælpe HR og ledere med forskellige typer af forandringer, både set fra et arbejdsretligt perspektiv, men også fra et medarbejderperspektiv.

Støt medarbejderne

Ljungberg understreger også vigtigheden af at støtte medarbejderne i processen.

- En af de største opgaver som leder, hvis ikke den største, er at sikre, at medarbejderne får den støtte, de har brug for for at klare deres opgaver. Og i en igangværende forandring, kan det være ekstra udfordrende at sikre, at medarbejderne har den støtte.

Ifølge Ljungberg og Musie, florerer der mange myter om forandringsarbejde. Musie afliver de mest almindelige her:

Myte 1: Én forandring ad gangen

- Ofte går vi ud fra, at både personer og organisationer gennemgår ÉN stor forandring ad gangen. Men virkeligheden ser ikke sådan ud. Medarbejderne kan have flere forandringer i gang samtidigt, både privat og på arbejdet.

Myte 2: Spørgsmål er lig med modstand

- Mange ledere tror, at medarbejdere, der stiller spørgsmål, er negative og modstandere af forandring. Men det behøver slet ikke være tilfældet. Medarbejdere, der stiller spørgsmål, søger måske bare klarhed og forståelse og kan have gode idéer, der hjælper forandringen fremad. Faktisk bør spørgsmål, tvivl og modstand snarere ses som tegn på engagement!

Myte 3: Personlighed styrer, om du er forandringsparat 

- En udbredt opfattelse er, at mennesker kan kategoriseres som “forandringsparate” eller “forandringsmodstandere”, men så enkelt er det ikke. Personer, der initierer forandringen, er af naturlige årsager mere positivt indstillet over for den. De ved jo, hvad formålet er, og hvad der skal gøres. Sammenlign det med en person, der ikke har taget initiativet og måske heller ikke har lige så meget information om, hvordan de vil blive påvirket. Det, der afgør en persons indstilling til forandring, er altså ikke nødvendigvis personligheden, men snarere konteksten og omstændighederne.

Fem faktorer

Ifølge Ljungberg og Musie, skal fem faktorer være opfyldt for at opnå en succesfuld forandring.

Først og fremmest handler det om at have en tydelig vision for, hvad forandringen skal føre til, og at dele visionen ned i mindre dele på team- og individniveau.

- De fleste i organisationen forstår måske, hvad forandringen indebærer på et overordnet niveau, men ikke hvad den betyder for det enkelte team og individ. Jeg tror, det er netop her, mange chefer tager fejl. Der er for meget fokus på den overordnede vision og for lidt på team- og individniveau, forklarer Ida Ljungberg.

Hun fremhæver motivation som den anden faktor.

- Det er vigtigt, at medarbejderne får så meget handlefrihed som muligt, at de får lov til at påvirke, hvordan arbejdet skal udføres. At lade medarbejderne tage initiativ selv og prøve sig frem, uden at tænke på højere niveauer i organisationen. Det kan gøre underværker for motivationen.

De tre andre faktorer for en succesfuld forandringsproces er kompetencer, ressourcer og at have en plan.

- Det er vigtigt, at alle involverede i processen føler sig rustede og har fået den information og de kompetencer, der er nødvendige, samt ressourcer såsom tid. Uklarheder opstår næsten altid undervejs. Derfor er der brug for en plan for at afklare, hvem der har ansvaret for hvad, og hvornår tingene skal være klar. Og så skal planen skal opdateres løbende, understreger Ida Ljungberg.

Giv plads til andre

Det er afgørende for en succesfuld forandringsrejse at kommunikere rejsen på en professionel måde, mener Musie:

- Det er vigtigt at give plads til andre for eksempel ved at stille åbne-spørgsmål til medarbejderne. Spørgsmålene kan være: 'Hvad tænker I om den forandring, vi er i?' eller 'Er der noget, der føles svært lige nu?'

Lad følelserne komme til udtryk, opfordrer Musie og fortsætter:

- Men bliv ikke hængende i dem. Tal om, hvordan I kommer videre.

Hun understreger også, at medarbejderen har et eget ansvar for at formidle sine tanker og spørgsmål:

- Hvis du som leder ikke ved, hvad der er galt, er det meget svært at hjælpe. Her er det vigtigt, at du modvirker en kultur af tavshed og viser, at du værdsætter åben kommunikation i teamet. Det er også godt at være transparent over for dine medarbejdere. Nogle gange føler man som leder, at man skal have alle svarene, men det er okay at sige: 'Det ved jeg faktisk ikke, det er også uklart for mig - men jeg vil sørge for at finde ud af det'.

Kom i gang og gør det

Når du har læst med hertil, har du redskaberne til, hvad du bør gøre for at lede en succesfuld forandring. Nu kommer den sværeste og vigtigste del - faktisk at gøre det.

- Det er ligesom at beslutte sig for at blive sundere. Vi er alle klar over, hvad der kræves: At spise sundere og øge vores fysiske aktivitet. Men den virkelige udfordring er at ændre vores adfærd og faktisk gennemføre forandringen, fortæller Musie.

Ljungberg inddrager også arbejdsmiljøperspektivet, når en virksomhed skal gennemgå en forandring:

- Man må ikke glemme arbejdsmiljøreglerne. Man kan sige, at al forandringsarbejde er et spørgsmål om arbejdsmiljø, og ligesom med alt arbejdsmiljøarbejde handler det om at arbejde systematisk og sikre, at man har de ressourcer, der kræves - såsom viden, tid, penge, mandat og støtte fra chefen og kollegaerne.

5 steps til at lykkes med forandringsarbejdet

1. Opdel visionen i mindre dele. Selvom medarbejderne forstår, hvad forandringen indebærer på et overordnet niveau, er det også vigtigt, at de ved, hvad det betyder for hvert enkelt team og individ.
   
   

2. Motivér medarbejderne. Undgå mikroledelse; i stedet skal du opmuntre til selvledelse. Hvis ledelsen har besluttet, hvad der skal gøres, kan det være klogt at lade medarbejderne påvirke, hvordan det skal gøres.
   
   

3. Del nødvendig viden og kompetencer. Det er vigtigt, at alle, der er involveret i processen, føler sig rustede og har fået den nødvendige information og kompetencer.
   
   

4. Afsæt tilstrækkelige ressourcer. Forandringsarbejde kræver tid, penge og medarbejdere. Tro ikke, at det med ressourcerne løser sig selv undervejs.
   
   

5. Hav en plan - og opdater den. Uklarheder opstår næsten altid undervejs. Derfor er det vigtigt at have en plan for at afklare, hvem der har ansvaret for hvad, og hvornår tingene skal være klar. Opdatér planen løbende.