Medarbejdersamtalerne du skal mestre, som en god leder

Hyppige samtaler i hverdagen som leder

• Hyggesnak (frokost, samlokalisering, uformel læring, management by wandering around)
• Morgenmøde (check-in, stand-up, 1-til-1-møder dagligt eller ugentligt)
• Periodisk opfølgning (udviklingssamtale, opfølgning på årlig samtale)
• Problemhåndtering (at hjælpe medarbejdere med at finde løsninger uden altid at løse problemet selv)

"I de usikre tider, vi befinder os i, er hyppigere og løbende samtaler endnu mere relevante. Dialog behøver ikke altid at være planlagt og følge et skema; den kan være spontan, uforberedt og en del af den daglige ledelse", fortæller HR- og ledelseskonsulent hos Simployer, Fam Viksand Manson. 

Manson mener, at hverdagssamtalerne forebygger opsigelser, stress og nedsat produktivitet, samtidig med at de kan øge engagement og motivation. Færre dage på kontoret har også betydet, at der skal tages aktive tiltag for at etablere ægte kontakt og dialog i hverdagen. 

"Hurtige og konstruktive tilbagemeldinger mindsker risikoen for mere alvorlige samtaler senere hen. Ledere ender ofte i vanskelige samtaler, fordi de ikke har håndteret udfordringer i en tidligere fase. Nogle ledere har måske overset faresignaler, fordi de ikke har talt med medarbejderne i dagligdagen", siger Manson.

Er der nogle typer af hyppige og daglige samtaler, der bør dokumenteres skriftligt? Ja, udviklingssamtaler med opfølgningspunkter er en god idé at have dokumentation på, således at begge parter husker, hvad de blev enige om, og der følges op op handlingspunkter. 

Spredte samtaler, der kun forekommer lejlighedsvis

• Medarbejdersamtaler (kompetencer, karriere, præstationsvurdering)
• Lønforhandlinger
• Dialogmøder (opdatering af opfølgningsplan)
• Aftalemøder (tilføjelser til ansættelseskontrakt, organisationsudvikling, rolleudvikling)
• Samtaler ved ændringer i arbejdsforhold (pre-boarding, onboarding, cross-boarding, afslutningssamtale)

Det er vigtigt med faste ankerpunkter, dvs. planlagte møder, hvor leder og medarbejder afsætter tid og forbereder sig, giver retning og tjekker, om man er på rette spor. Sporadiske samtaler er typisk årlige, som lønforhandling og medarbejdersamtaler. Andre forekommer kun efter behov eller når der sker grundlæggende ændringer i arbejdsforholdet, såsom skift af team/rolle (cross-boarding) eller tilbagevenden efter en fraværsperiode (re-boarding), forklarer Manson.

Hvorfor er det vigtigt at have samtaler om emner ud over de daglige operationer? 
“Det øger forståelsen for virksomhedens strategiske mål og vision og hjælper medarbejdere med at se, hvordan deres daglige arbejde bidrager til at nå disse mål. At løfte blikket kan fremme kreativ tænkning og innovation, hvor medarbejdere tænker ud af boksen og udforsker nye ideer og løsninger”, siger Manson. 

At løfte blikket kan hjælpe med at udvikle medarbejdernes færdigheder, forberede dem på fremtiden og øge engagementet på arbejdspladsen. Husk, når samtaler medfører ændringer i arbejdsforholdet af en art, er dokumentation særlig vigtig. Dette kan omfatte afklaringer i preboarding-fasen, aftaler om hjemmearbejde, lønforhandlinger, men også resultatet af en afslutningssamtale.

De ubekvemme samtaler

• Den vanskelige samtale (korrigerende samtale)
• Samtalen, der skal give medarbejderen en advarsel
• Drøftelsesmøder (ved mulig opsigelse/fyring) Samtaler i denne kategori er dem, en leder har færrest af og derfor får mindst træning i.

"Dokumentation af, at kritiske forhold er blevet taget op før opsigelsen, er vigtigt både for at understrege alvoren i sagen over for medarbejderen og for at undgå tab i en eventuel retssag. Gem beviser for, at specifikke kritiske forhold faktisk har fundet sted; dette kan omfatte klager fra kunder, fotografier af dårligt udført arbejde eller lignende. Det er vigtigt, at indsamling af beviser ikke går på kompromis med GDPR-lovgivningen", siger juridisk HR- og ledelseskonsulent Hans Gjermund Gauslaa fra Simployer.

Håndtering når medarbejderen skal ændre noget i arbejdsudførelsen

"Vær tydelig omkring hvad der forventes i stillingen, og følg op løbende. Prøv i starten at løse flest mulige sager uformelt og mundtligt. Tag fat i forskellen mellem forventninger og konkret levering og fokuser på, hvad medarbejderen skal gøre for at lukke dette hul, og hvad du som leder kan bidrage med. 

Hvis du har opfølgningsmøder om en medarbejder sag og ser, at der er lang vej til målet, skal du på et tidspunkt i processen vurdere om konsekvensen skal være en afslutningen af arbejdsforholdet", fastslår Manson.

5 tips til HR om samtaler mellem ledere og medarbejdere

1. 1. Definér formålet med de forskellige typer samtaler.
   2. Forankring i organisationen, hvorfor I gør tingene, som I gør.
   3. Skab en ensartet struktur for samtalerne i virksomheden på tværs af afdelinger.
   4. Hav gennemarbejdede og ensartede samtale-skabeloner.
   5. Brug digitale værktøjer, der hjælper ledere med samtalerne.